Vous êtes une entreprise ou bien autoentrepreneur et vous êtes amené à devoir éditer des factures tout au long de votre activité, il est donc important de connaitre les différentes règles à appliquer, notamment en matière de numérotation. Nous allons donc voire ensemble qu’est-ce que la numérotation, comment respecter les différentes lois applicables et ainsi améliorer votre processus de numérotation.
Comment et pourquoi numéroter vos factures ?
Les différentes règles à respecter
La numérotation des factures est obligatoire pour tout type d’entreprise, de nombreuses règles sont à respecter, ce sont principalement le Code Général des Impôts (CGI) et le code du commerce (CDC) qui les instituent. Chaque facture doit avoir une numérotation unique et doit être sur une séquence chronologique qui ne comporte aucune rupture. Les principaux objectifs de la facturation sont de faciliter le travail de l’administration en cas de contrôle, afin de permettre une examination de vos factures et identifier les éventuelles fraudes. Il est important de rappeler que la loi oblige à garder une trace de vos factures pour une durée de 10 ans minimum. Par la suite, cela vous permettra également d’avoir une comptabilité claire et ordonnée. Pour ce fait, voici les principales règles à connaître pour votre numérotation :
- La numérotation fait partis des mentions obligatoires que votre facture doit respecter.
- Les numéros doivent être uniques, il est interdit d’avoir deux factures émises avec le même numéro.
- Les numéros doivent se suivre sur une séquence chronologique, 01, 02, 03, etc.
- Les numéros sont attribués de manières à ne comporter aucune rupture, il n’est pas possible de produire une facture avec par exemple le numéro 2, après la facture 3.
- Si votre facture est répartie sur plusieurs pages, toutes ces pages devront mentionner le même numéro de facture. Chaque page devra suivre une séquence de pagination de type 1/n (n’étant le nombre total de pages de la facture).
- Vous avez tout à fait la possibilité de commencer votre facture à partir de 1, notez que si vous préférez, pour une question de confidentialité ou de crédibilité, ne pas montrer à votre client que c’est une première facture, vous pouvez également commencer de 40 ou même de 200. Le plus important sera que la suite des chiffres reste continue.
Les différents processus de numérotation
En tant qu’entrepreneur ou entreprise, il vous est possible d’adopter différents processus de numérotation :
- Une numérotation classique : 001, 002, 003…
- Une numérotation temporelle, afin de simplifier le tri avec l’année (année + numéro) : 2019-001, 2019-002, avec le mois et l’année (année + mois + numéro) : 2019-01-001, 2019-01-002…
- Une numérotation identifiant la catégorie de vos clients : B – professionnel : B001, B002, B003… C – particulier : C001,C002, C003…
Etc.
Les pratiques à éviter en matière de numérotation
Il y a de nombreuses pratiques à éviter en matière de numérotation, premièrement, nous avons vu qu’il est strictement interdit de posséder deux factures avec le même numéro, il est également interdit d’avoir une rupture entre les numérotions des factures. Deuxièmement, vous n’avez pas la possibilité de supprimer une facture, cela impliquerait qu’il est un manque dans votre numérotation. Pour effectuer cette action, il vous faut éditer un avoir avec un montant négatif, ce qui annulera votre facture auprès de votre comptabilité, sans oublier de l’envoyer également à votre client. Enfin, il est de même interdit de supprimer une facture et en rééditer une nouvelle avec le même numéro.
Les autres pratiques existantes
Au même titre que la facture, d’autres document doivent également présenter les mêmes mentions obligatoires comme la facture d’acompte ou bien encore l’avoir. Leur numérotation doit s’ingérer à la même série chronologique. La numérotation des devis, n’est quant à elle pas obligatoire mais est fortement conseillée dans le but d’organiser votre comptabilité mais aussi vous organiser.
Les risques en cas d’erreur
Lorsque vous réaliser vos factures sur un logiciel de traitement de texte, il y a davantage de possibilité que vous puissiez réaliser une erreur, comme par exemple, se tromper dans l’écriture des numéros, faire deux factures avec le même numéro, etc. Il est donc recommandé d’utiliser un logiciel de facturation dédié, il vous garantira une conformité de vos documents, ainsi qu’une automatisation de votre numérotation, le risque d’erreur sera moindre.
En cas d’omission ou de facture inexacte lors d’un contrôle, il peut y avoir une amende de 15€ par mention manquante ou inexacte (avec un plafond à un quart du montant facturé). Si c’est un défaut de facturation, l’amende reçue sera plus importante.
Les avantages d’un logiciel de facturation comme devis-facture.com
Lorsque le volume de facture de vente devient trop conséquent, il peut être opportun de se munir d’un logiciel de facturation, ce système vous garantira une bonne gestion de votre activité. Un logiciel comme Devis-Facture.com, vous permettra d’automatiser de nombreux élément de vos factures tel que la numérotation, les informations de l’entreprise, vos différents articles et services associés. De plus, vos documents respecteront toutes les mentions obligatoires. Générer et envoyer vos devis et vos factures simplement grâce à un logiciel intuitif comme Devis-Facture.com.
À découvrir dans la même catégorie
