En quoi consiste la dématérialisation des entreprises ?
Vous êtes une entreprise ou bien autoentrepreneur et vous êtes amené à devoir éditer des factures tout au long de votre activité, il est donc important de connaitre les différentes règles à appliquer, notamment en matière de numérotation. Nous allons donc voire ensemble qu’est-ce que la numérotation, comment respecter les différentes lois applicables et ainsi améliorer votre processus de numérotation.
Les différents enjeux de la dématérialisation
Une gestion simplifiée
Les avantages sont nombreux, pour commencer, ce processus d’informatisation va permettre la dématérialisation de vos documents, la numérisation des supports tels que les devis, les factures, les courriers, etc. L’accès à vos documents et la gestion de votre entrepris seront également simplifié. Par la suite, vous allez pouvoir dématérialiser vos échanges, ces derniers s’effectueront principalement via le web. Pour terminer, ce processus englobera également la gestion des postes de travail, achats, gestion, ressources humaines, comptabilité.
Une économie d’argent
Réalisez des économies ! Le coût de traitement peut être réduit de 50% ou plus, en appliquant ce processus ! Ces différents traitements regroupent principalement les photocopies, les impressions, le stockage des documents. L’entreprise communique désormais majoritairement sur Internet, les frais d’envoi postaux sont également supprimés. D’autre part, ils contribuent au développement durable de l’entreprise.
Une économie de temps
L’édition de vos documents, l’archivage et la recherche d’information vont être accéléré grâce au processus d’informatisation, vos échanges avec vos clients seront plus rapides et la qualité de service sera ainsi améliorer. De plus, tous vos fichiers numériques peuvent être consultés à tout moment et en quelques seulement quelques clics grâce au système de recherche rapide. Plus rapide, plus efficace, moins chronophages.
Une meilleure sécurisation des données
Dématérialiser permet de garder une trace de toute transaction, de sécuriser les données, et de lutter contre la fraude grâce par exemple à la signature électronique. Elle donne aux documents numériques la même légitimité qu’un document papier. Grâce à ce système, un document signé électroniquement atteste que chacune des parties s’engage à le respecter, et qu’il n’a pas été modifié depuis l’acte de la signature.
L’amélioration de la relation client
La démocratisation des outils technologiques a permis de d’améliorer et de facilité les échanges entre les clients et les fournisseurs. Comme dit précédemment les clients sont de plus en plus connectés, ceci est d’autant plus présent depuis la crise sanitaire de la Covid-19, c’est donc pour cela que les entreprises doivent s’adapter à ces nouveaux comportements.
Grâce à la dématérialisation, les échanges avec votre client seront plus rapides, plus simple et plus présent. Cependant, la digitalisation de votre relation client ne consiste pas uniquement à créer un site internet et être présent sur les réseaux sociaux. L’objectif va être d’utiliser les technologies afin d’interagir avec le client, d’analyser les données récoltées et de les exploiter afin de répondre le plus précisément à ces attentes.
De nombreux logiciels proposent également dans leur solution, l’utilisation d’outil de gestion de la relation clientèle (CRM) qui peux présenter un autre atout pour votre entreprise. Cela permettra aux entreprises d’identifier ses clients, assurer un suivi personnalisé et fidéliser.
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