Comment soigner vos documents commerciaux

Matérialiser l’engagement du client

Les documents commerciaux sont au cœur de votre activité, mais plus précisément au cœur de votre relation commerciale, ils sont donc très importants. À chaque étape de celles-ci correspondent des documents spécifiques. Le devis et le bon de commande, une fois signés, seront considérés comme contrat, s’il y a litige. Le bon de livraison prouve l’approbation de la prestation reçue. Si le client le signe sans réserve, il ne pourra plus émettre de contestation sur la livraison. En cas de défaut de paiement, la relance client sera facilitée.

Il est important de noter que des documents commerciaux fiables, exhaustifs et signés des deux parties seront des justificatifs utiles à toute procédure de recouvrement.

Les conditions générales de vente

Une grande attention doit être accordée à la rédaction des conditions générales de vente ou CGV. Celles-ci seront obligatoirement communiquées au client qui en fait la demande. Elles comporteront un certain nombre de mentions obligatoires comme les conditions de paiement :
– Les modalités,
– Les conditions d’application,
– Le taux d’intérêt des pénalités de retard,
– Etc.
Les conditions générales de vente figureront soit au verso du devis ou du bon de commande ou sur un document séparé. Le client devra dans ce cas les signer au plus tard le jour de la livraison, ou le jour de l’exécution du service proposé pour qu’elles lui soient opposables.

Le processus de facturation

La facture sera le dernier document commercial que vous allez envoyer à votre client, il se doit donc d’être transmis avec fiabilité pour que le client puisse effectuer le paiement. La facture comportera l’ensemble des mentions obligatoires, comme la date de règlement. Un traitement rigoureux de cette étape de facturation préviendra les contestations. Le point de départ du délai de paiement étant la date d’émission de la facture, celle-ci doit enfin être établie et adressée au client aussitôt après livraison ou exécution, du service.

De nos jours, pour effectuer vos factures ou devis, vous avez de nombreuses solutions à votre disposition. Cependant, depuis la loi anti-fraude de 2020, toutes les entreprises sont maintenant obligées de facturer sur un logiciel agréé par l’état. Ce logiciel évitera toute erreur ou oubli dans la réalisation, l’envoi, la sauvegarde et l’archivage de vos documents, il vous fera également gagner un temps considérable dans vos différentes démarches administratives.

Garantie et clauses commerciales dissuasives

En cas de doute sur la solvabilité ou la bonne foi de l’acheteur, les conditions particulières encadreront encore plus strictement le partenariat commercial. Il pourra s’agir de demandes d’acompte, de prises de garantie et de l’application de pénalités. Les CGV pourront également prévoir certaines clauses commerciales pour dissuader les mauvais payeurs comme :
– La clause de déchéance du terme (qui consiste à exiger avant l’échéance prévue les créances),
– La clause de réserve de propriété (qui garantit au vendeur un titre de propriété sur le bien vendu jusqu’à ce que le paiement total ait été effectué).

Autres clauses qui pourront venir faciliter la gestion des litiges :

– Limitation des délais de réclamation des clients,
– Clause attributive de compétence (permet de déroger aux règles normalement applicables)