Vous êtes amenés à faire régulièrement des devis et des factures dans votre activité ? Cela peut prendre du temps, il est donc important d’adopter un processus de gestion qui vous permettra d’effectuer vos devis et vos factures de manière simple et efficace. Nous pensons aussi que les devis et les factures devrait être un plaisir dans la mesure où c’est ce qui vous permettra d’obtenir davantage de client, mais également une garantie.
Nous verrons donc ensemble dans cet article comment améliorer son processus de devis et de facturation dans le but d’obtenir un retour plus rapide de vos prospects et de vos clients.
Chaque document présente ses spécificités : devis, facture, mais aussi acompte, escompte facture de solde, facture d’avoir etc.
Encore trop souvent, beaucoup de freelances oublient de mentionner les pénalités en cas de retard de paiement. La cause la plus fréquente est l’utilisation de modèles de devis ou de facturer qu’ils ont téléchargés ou eux même créés.
L’utilisation d’une solution conforme à la réglementation vous garantira que chaque facture émise soit parfaitement en conformité avec la législation en vigueur, et vous permettra également de gagner du temps tout en facturant sereinement.
Afin de vous accompagner, voici les informations que vous devez indiquer selon les documents à établir.
Créer votre devis et solliciter une signature électronique
Dans un premier temps, il est conseillé d’utiliser un logiciel de devis facturation, ce qui vous permettra de gagner un temps considérable rien que dans la création de vos documents. L’amélioration de votre processus commence donc par la dématérialisation de vos devis et factures, vous aurez la possibilité d’enregistrer au préalable vos préférences et vos informations importante comme le nom et adresse de votre entreprise, celui de votre client, vos produits ou services avec le prix et la TVA. Assurez-vous que toutes les mentions obligatoires figurent dans votre devis, grâce au logiciel de facturation ces informations sont obligatoirement à remplir, le risque d’erreur est donc plus limité, et vous ne serez pas dans l’obligation de la refaire. Une fois que votre devis est prêt et conforme envoyer l’en un seul clic à votre client avec une demande de signature électronique.
La signature électronique est un outil qui va vous permettre de pouvoir faire signer vos devis directement sur Internet, plus besoin d’imprimer, de scanner, de renvoyer. Il suffit seulement de quelques secondes afin d’effectuer cette signature, ce qui va accélérer votre processus de vente, vos prospects se transformeront plus vite en client et vos clients seront ravis de votre rapidité et votre efficacité. De plus, la signature électronique vous garantira une baisse vis-à-vis de vos dépenses, moins de papier, moins d’encre, moins de déplacement, et ainsi qu’une aide écologique à la préservation de la planète.
Plus vite vous envoyer votre devis avec demande de signature, plus vite vous recevrez un retour de votre prospect et plus vite ce prospect se transformera en client, les travaux pourront donc commencer.
Créer votre facture et utiliser la relance automatique
Votre client a accepté votre devis, libre à vous maintenant de commencer les travaux ou bien de demander un acompte de versement, qui vous assureras de la bonne foi du client dans un premier temps mais qui vous permettra également d’obtenir des frais supplémentaires pour vos travaux. Une fois avoir terminer votre travail, votre client va donc devoir procéder au paiement. Nous allons devoir créer une facture, et pour cela, il vous suffit de retourner sur votre devis et en seul clic votre devis qui comportait toutes les informations du travail effectuer va se transférer sur la facture automatiquement. Plus besoin de prendre des heures à devoir reprendre chaque information une par une et de les transférer sur un autre document. Votre client va recevoir rapidement sa facture, et à compter de la réception de celle-ci, il aura 30 jours afin d’effectuer le paiement. Afin de vous assurer de recevoir ce virement, vous avez la possibilité de pouvoir relancer votre client, la gestion de la relance client doit être organisée et, si possible, mise en place dès le démarrage de l’entreprise. Cette gestion est primordiale pour la trésorerie de l’entreprise. En moyenne, les entreprises relancent leurs clients 2 à 3 fois avant une mise en demeure, une seule relance suffit lorsqu’il s’agit d’un petit montant.
Pour conclure, grâce au logiciel de facturation professionnel comme devis-facture.com, vous trouverez, produirez, enverrez, et relancerez vos documents plus rapidement et plus efficacement.
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